Gestire la sala d’attesa del dentista in modo strategico

come gestire una sala d'attesa dal dentista

Se il paziente è arrivato nel tuo studio dentistico allora vuol dire che tutta l’attività di Marketing odontoiatrico fatta in precedenza ha avuto i suoi effetti e ti ha portato alla conversione di un utente in paziente. Bene sei a metà dell’opera, ora devi rendere reali i servizi e le qualità che hai promosso perché la prima impressione è molto importante. 

L’ambiente nel quale un paziente ha il suo approccio iniziale è sicuramente la reception e la sala d’attesa, è il luogo in cui si viene accolti, dove si iniziano a palesare le aspettative prospettate, leggere le brochure e avere una buona opinione. Quindi la sala d’attesa non è uno spazio da sottovalutare, anzi dovrà essere curato e accogliente al pari degli altri ambienti operativi.

La sala d’attesa tra funzioni pratiche e funzioni di marketing

La sala d’attesa è un ambiente di passaggio dove il paziente sosta aspettando il suo turno per accedere alla visita odontoiatrica, attesa sicuramente molto ansiosa in cui prendono piede le preoccupazioni e i timori che tutti proviamo pensando ai possibili dolori o fastidi che una visita dentistica comporti. 

Tenendo in considerazione questo aspetto emotivo la sala d’attesa di uno studio dentistico deve avere proprio lo scopo di far sentire il paziente accolto e messo a suo agio, dove possa rilassarsi e trovare un sensazione di benessere e serenità.

Per fare questo è molto importante curare l’allestimento della sala d’attesa scegliendo con cura l’arredamento, la scelta dei complementi d’arredo, il colore delle pareti, ecc., tutto deve essere fatto in modo tale che questo ambiente trasmetta positività e tranquillità, ma soprattutto che sappia trasmettere i valori e l’etica che sono caratteristici dello studio.

Comunicare con i pazienti in sala d’attesa

La sala d’attesa non è solo un luogo dove sostare e rilassarsi prima di affrontare la visita dentistica, ma deve rappresentare anche l’opportunità di comunicare, o meglio di continuare la comunicazione che lo studio ha fatto tramite la pubblicità e i social, della propria mission e vision, dei servizi che offre, inoltre è la possibilità di aggiornare i pazienti sulle novità che lo studio offre e sui protocolli e regole che bisogna rispettare durante una visita e sul trattamento dei dati personali.

Possiamo definirlo come un intrattenimento costruttivo in cui si rafforzano i valori trasmessi dallo studio e, allo stesso tempo, si genera una buona prima impressione verso il paziente che sicuramente sarà più predisposto a scrivere una recensione positiva sullo studio odontoiatrico.

Come gestire una sala d’attesa

Stiamo sempre di più comprendendo l’importanza della sala d’attesa che può essere paragonata al biglietto da visita dello studio dentistico, in cui il paziente viene accolto, messo a suo agio e gli si trasmette tranquillità. È molto importante quindi che la sala d’attesa sia un ambiente ordinato, pulito e curato nei dettagli perché aiuta molto ad affermare la propria immagine e quindi è a tutti gli effetti una strumento di branding volto a migliorare la percezione dei servizi offerti e spinge alla fidelizzazione dei pazienti che a loro volta diventeranno brand ambassador dello studio.

La gestione della sala d’attesa può essere distinta in:

  • Gestione funzionale;
  • Gestione strategica.

sala d'attesa studio dentistico

La gestione funzionale della sala d’attesa odontoiatrica

La gestione funzionale è proprio l’aspetto pratico della sala d’attesa in cui si pone attenzione a tutto ciò che può essere inserito nell’ambiente per renderlo confortevole, piacevole e, allo stesso tempo, rispecchiare l’immagine dello studio dentistico.

Vediamo nello specifico di cosa si tratta:

  • l’arredamento: deve essere scelto con cura e accostato al resto dell’ambiente, sia nei materiali che nei colori utilizzati;
  • l’atmosfera: abbiamo già detto che la sala d’attesa deve trasmettere serenità attraverso l’uso delle luci giuste, di un sottofondo musicale che comunque permetta di poter parlare e l’uso di profumatori per ambienti dalla profumazione gradevole e delicata;
  • la temperatura: è importante che i pazienti si trovino in un ambiente riscaldato o fresco a seconda della stagione, senza eccedere nell’uso del termostato;
  • le riviste e il materiale informativo: che dovranno essere sempre aggiornate e tenute in buone condizioni;
  • pulizia e ordine: che naturalmente sono segno di cura e quindi di attenzione verso l’igiene, uno dei segni più importanti per uno studio odontoiatrico.

La gestione strategica della sala d’attesa odontoiatrica

La gestione strategica consiste nel rispettare quanto si è comunicato attraverso la promozione verso il paziente che ha scelto lo studio dentistico. Vuol dire consolidare la propria immagine nella mente dei pazienti, già con l’aspetto funzionale tutto questo viene attuato, perché attraverso la personalizzazione dell’ambiente, della scelta dei profumi per l’ambiente, dei colori si spinge il paziente a fare un’associazione tra il brand dello studio dentistico e le emozioni e sensazioni che queste suscitano in lui.

Vediamo nello specifico quali sono gli elementi da curare.

sala d'attesa studio odontoiatrico

L’arredamento della sala d’attesa

Dal punto di vista strategico l’arredamento della sala d’attesa deve essere personalizzato in base all’immagine che lo studio vuole dare di se. L’uso dei materiali e dei colori deve essere continua in modo da trasmettere coerenza con il proprio brand in tutti gli ambienti.

In particolare è importante posizionare il logo in punti strategici che siano visibili, se il logo ha un coloro preponderante bisognerà utilizzarlo nei vari spazi in modo non eccessivo, ma equilibrato.

Tutto il materiale informativo come brochure e depliant, dovranno essere personalizzati, creare interazioni con i pazienti attraverso l’uso di tablet e QR code. Inoltre dotare la sala d’attesa di apparecchi video con i quali trasmettere video informativi e promozionali che fungono da intrattenimento durante l’attesa del proprio turno.

Tutto ciò contribuirà certamente a far sentire il paziente più rilassato e lo porterà a chiedere informazioni sui servizi nuovi e quindi a creare un legame più profondo con l’ambiente e il personale.