Quante volte è capitato di fare confusione nella raccolta dati dei pazienti e non riuscire più a trovare le informazioni importanti che servono?
Non avere un metodo di raccolta omogeneo spesso è uno dei problemi principali per gli studi dentistici.
Una volta si crea una cartella clinica digitale, una volta degli appunti scritti a penna da inserire nella cartella clinica cartacea, altre volte ancora il ritmo degli appuntamenti è così serrato che c’è tempo per appuntarsi le informazioni importanti dei pazienti tra un appuntamento e l’altro tralasciando la raccolta dati dei pazienti.
Avere un metodo organizzato e omogeneo con cui si possono raccogliere tutti i dati necessari per prendersi cura della salute dei pazienti e offrirgli il servizio migliore possibile per la loro situazione è fondamentale.
Allo stesso tempo però è importante anche che il metodo scelto sia efficiente e organizzato per fare in modo che l’inserimento e la consultazione dei dati sia agevole e veloce, ma allo stesso tempo dettagliata e completa.
Per la raccolta dati dei pazienti viene in soccorso la cartella clinica.
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La cartella clinica per la raccolta dati del paziente
Possiamo considerare la cartella clinica dei singoli pazienti come il cuore pulsante dell’attività di dentista.
La cartella clinica è una sorta di scheda del paziente in cui sono raccolti tutti i dati a nostra disposizione (sin dalla prima visita in studio) relativi a quella precisa persona.
Questo strumento è fondamentale perché non solo ci permette di avere a disposizione tutti i contatti del paziente, ma anche l’intera anamnesi e tutti gli interventi piccoli o grandi a cui si è sottoposto nel nostro studio dentistico.
La cartella clinica inoltre, può contenere informazioni anche più personali, nostre considerazioni e nostre annotazioni che ci possono essere utili per svolgere al meglio tutte le visite.
Grazie alla cartella clinica, in sostanza, possiamo dare il miglior servizio possibile ad ogni paziente.
Ecco perché la raccolta dati (con cui arricchire la cartella clinica) diventa uno step fondamentale che necessita di un metodo preciso ed efficiente.
Raccolta dati del paziente: quali strumenti utilizzare
Esistono sul mercato svariati strumenti riservati agli studi dentistici per poter raccogliere i dati del paziente in modo organizzato.
Come abbiamo già detto, la cartella clinica contiene le informazioni indispensabili per la salute del paziente e può, in aggiunta, contenere una serie di informazioni accessorie che possono essere utili ma non sono necessarie.
I tre strumenti principali di cui non si può fare a meno nella raccolta dei dati del paziente, con cui costruire la cartella clinica, sono questi 3:
- La scheda paziente: questa scheda contiene tutte le informazioni di contatto del paziente come numero di telefono, indirizzo, indirizzo email, storico appuntamenti e l’anamnesi.
Grazie a queste informazioni possiamo anche creare delle campagne di marketing targettizzate in modo molto preciso. - Il diario clinico: questo strumento contiene tutte le visite e gli interventi eseguiti nel nostro studio, oltre che l’intero piano terapeutico. Il diario clinico è fondamentale per svolgere il nostro lavoro e per assicurarci che la salute del paziente migliori.
- I dati contabili: in questa sezione si inseriscono tutti i dati di pagamento e di tutti i flussi di denaro (in entrata e in uscita) relativi al singolo paziente.
In ottica gestionale, queste informazioni sono molto importanti per capire qual è il tasso di redditività media per ogni paziente e tutta una serie di informazioni gestionali utili per migliorare le performance dello studio.
È normale che, raccogliere tutte queste informazioni relative ad ogni paziente, è un lavoro che richiede molto tempo e un sistema organizzato.
Proprio per riuscire a raccogliere al meglio le informazioni dei pazienti ci sono i software gestionali per gli studi dentistici.
Come raccogliere e conservare i dati
Avere in studio un gestionale che possa raccogliere i dati dei pazienti e conservarli in modo ordinato ed efficiente diventa indispensabile se abbiamo intenzione di procedere con la raccolta dei dati.
Come piace dire a noi “prima di essere medici siamo esseri umani”, per questo motivo non siamo sempre attenti e precisi nel raccogliere e organizzare i dati, il software gestionale viene in aiuto anche sotto questo punto di vista.
Una volta che le informazioni inserite sono corrette, sarà poi possibile consultarli ogni volta che il paziente ha un appuntamento, ma anche ogni volta che si vuole costruire una strategia di marketing e di comunicazione sui già pazienti.
Inoltre, tutte le informazioni raccolte non scadono, vengono catalogate e conservate nel tempo per riuscire a calcolare gli indici gestionali e di redditività utili per far andare sempre meglio lo studio.
L’attività dello studio dentistico migliora in modo netto con una raccolta dati del paziente costante e il relativo storico.
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