Promemoria e richiami: come gestire al meglio gli appuntamenti dei pazienti

promemoria e richiami studio dentistico

Uno degli strumenti fondamentali per gestire al meglio i promemoria e i richiami per i pazienti del dentista è la segreteria, che permette anche di ottimizzare tutti i processi legati al management dello studio dentistico o della clinica odontoiatrica.

In una reception, una delle attività che richiedono più tempo è la gestione degli appuntamenti, soprattutto per quanto riguarda i promemoria e i richiami da effettuare periodicamente ai pazienti.

Nei prossimi paragrafi è possibile trovare tutti i consigli per rendere più efficiente l’attività di management e rendere la sala d’attesa lo strumento più efficace per sfruttare appieno il potenziale dello studio anche per aumentare i pazienti

Ricordare un appuntamento a un paziente

Lo studio dentistico deve sostenere dei costi fissi per ogni poltrona: ciò si traduce nel fatto che, ogni volta che un appuntamento salta, oltre al mancato guadagno ciò rappresenta anche una spesa a vuoto.

Per questo, al fine di evitare le poltrone vuote, è importantissimo ricordare gli appuntamenti ai pazienti.

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Quando ricordare gli appuntamenti ai pazienti?

In primis è fondamentale ricordare che ogni appuntamento, che sia fissato con un paziente nuovo o con un paziente abituale, deve essergli sempre ricordato, al fine di evitare allo studio delle spese che vanno sostenute anche nel caso di un appuntamento saltato.

Per quanto riguarda le tempistiche, l’ideale sarebbe avvisare il paziente con un adeguato margine di anticipo: in questo modo, se il paziente al momento del promemoria dovesse disdire, lo studio può riorganizzarsi più agevolmente, magari fissando un altro appuntamento.

In ogni caso le tempistiche possono variare da studio a studio. Ciò che non cambia è una sorta di regola fondamentale che la segreteria deve sempre seguire, ovvero quella di inviare un promemoria al paziente 3 settimane prima dell’appuntamento, un altro 3 giorni prima e l’ultimo 3 ore prima.

In questo modo il paziente terrà sempre a mente l’appuntamento, e inoltre avrà ben tre occasioni diverse per disdirlo.

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Automatizzare promemoria WhatsApp

Come ricordare gli appuntamenti ai pazienti?

Effettuare dei promemoria ai pazienti via SMS o WhatsApp è un’attività che potrebbe sottrarre alla segreteria tantissimo tempo e che in più potrebbe rischiare di essere anche infruttuosa, in quanto potrebbe capitare frequentemente che i pazienti non rispondano ai messaggi.

Per ottimizzare il procedimento, è fondamentale rendere la gestione degli appuntamenti più efficiente e sistematica, e questo è possibile attraverso i seguenti accorgimenti:

  • Stabilire ogni giorno delle fasce orarie specifiche per le chiamate ai pazienti, facilitando tale operazione, che in questo modo diventa anche un impegno fisso per la segreteria;
  • Effettuare i promemoria con costanza e rispettando le tempistiche suggerite nel paragrafo precedente: così sarà possibile ridurre significativamente le probabilità di appuntamenti saltati o annullati.

Invece, nel caso in cui non si riesca ad avvisare i pazienti nelle tempistiche adeguate, e ciò capita soprattutto negli studi più grandi, è possibile automatizzare l’invio dei promemoria.

Il vantaggio di non dover gestire manualmente gli avvisi ai pazienti è soprattutto quello di lasciare più tempo e spazio sia alla segreteria che alla gestione dei pazienti direttamente presso lo studio.

Inoltre l’automatizzazione dei promemoria può anche portare a una riduzione degli appuntamenti annullati fino al 77%.

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Effettuare i richiami ai pazienti

Effettuare dei richiami periodici ai pazienti è molto importante per lo sviluppo economico di uno studio dentistico, perché permette di fissare tempestivamente eventuali nuovi appuntamenti e di conseguenza ottenere nuovi guadagni, il tutto semplicemente svegliando i pazienti dormienti e senza ulteriori costi di acquisizione e fidelizzazione di nuovi pazienti.

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Chi sono i pazienti dormienti

Un paziente dormiente è un paziente che ha già effettuato dei controlli presso lo studio ma che non vi si ripresenta da oltre 6 mesi né ha in programma nuovi appuntamenti.

Il risveglio di tali pazienti e fissare delle visite di controllo, nonché eventuali trattamenti che potrebbero derivarne, può portare ad un significativo aumento degli introiti, e tutto ciò semplicemente pianificando un’efficace attività di recall con la segreteria dello studio.

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