Accoglienza studio dentistico: come migliorare il rapporto con i pazienti

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In ogni studio dentistico la comunicazione con i pazienti è di fondamentale importanza: la lealtà e l’immediatezza devono essere due requisiti fondanti nella relazione tra il dentista e il suo paziente.

Migliore è la capacità nella comunicazione e nell’ascolto dei pazienti, più forte sarà la fiducia che questi ultimi riporranno nel dentista e nella sua professionalità.

Il senso di fiducia deve instaurarsi fin dal momento in cui il paziente entra nello studio dentistico ed è per questo che è molto importante l’accoglienza all’interno dello studio studio dentistico, dove il paziente deve essere messo a proprio agio e dove può avvertire un equo bilanciamento di formalità e familiarità.

Continua a leggere l’articolo per scoprire come aumentare i pazienti con l’accoglienza in studio.

Accogliere il paziente in studio è parte integrante della cura

Una comunicazione ottimale è alla base dell’accoglienza, e il tempo speso per la comunicazione deve essere pari, se non maggiore, a quello speso per la cura effettiva del paziente.

È molto importante che il dentista non si esprima esclusivamente con un linguaggio troppo tecnico e formale, che escluda dalla comprensione una persona non addetta ai lavori. Proprio i termini sconosciuti e incomprensibili legati al gergo medico, infatti, potrebbero creare un effetto controproducente e aumentare l’ansia provata dal paziente, il quale potrebbe così cercare risposte e soccorso presso un altro studio dentistico.

In questo senso, la tecnologia e tutti i nuovi strumenti che ha offerto negli ultimi anni hanno favorito in gran misura la comunicazione nel settore medico-sanitario. Questo perché la tecnologia permette maggiore immediatezza, ma anche di abbattere la distanza sia fisica che formale tra il dentista e il paziente, rafforzando il rapporto di fiducia che vi intercorre.

In ogni caso, a prescindere dalla tecnologia, il rapporto tra dentista e paziente si svolge principalmente presso lo studio, per cui è molto importante fornire un’ottima prima impressione a ogni paziente che decide di varcarne la soglia, stabilendo sin da subito una comunicazione che metta chiunque a proprio agio.

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Una corretta accoglienza parte anche dalla sala d’attesa

Nella comunicazione tra il dentista e il paziente, uno dei momenti cruciali è quello dell’accoglienza in studio, che di solito avviene nella sala d’attesa. Questa costituisce un luogo d’ingresso con la stessa valenza di un biglietto da visita, per cui è molto importante curarne l’immagine e l’aspetto, che hanno un grande impatto sul paziente.

A tal proposito si possono mettere in atto due tipologie di comunicazione: la comunicazione verbale e la comunicazione non verbale, la quale si appoggia molto all’ambiente circostante.

La comunicazione verbale con il paziente è basata sulla sua accoglienza da parte dello staff, che a questo scopo compie i saluti di rito, accompagnati dall’invito ad accomodarsi in sala d’attesa e attendere il dentista che lo riceverà a breve.

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L’immagine e la comunicazione non verbale nell’accoglienza in studio

La comunicazione non verbale è strettamente connessa all’ambiente, ossia la sala d’attesa e il suo aspetto estetico. L’accoglienza in un ambiente pulito e ordinato, curato e ben arredato è sicuramente piacevole, e ciò conquisterà il paziente, il quale si sentirà importante e considerato.

Per comunicare al meglio questo messaggio al paziente, l’interior design offre degli spunti molto importanti:

  • la sala d’attesa dev’essere sempre in ordine, per cui il personale dovrà tenere l’ambiente sotto controllo in qualsiasi momento della giornata;
  • le sedute devono essere comode e preferibilmente singole, per garantire a tutti i pazienti in attesa la giusta privacy;
  • è consigliabile, ove consentito dagli spazi, realizzare un piccolo angolo guardaroba dove riporre comodamente i soprabiti dei pazienti;
  • se si ha abbastanza spazio a disposizione, una buona idea potrebbe essere realizzare un angolo dedicato ai bambini separato ad esempio attraverso delle vetrate, le quali permettono ai genitori di tenere sempre sotto controllo i propri figli;
  • anche l’illuminazione è molto importante: è consigliabile arricchire l’ambiente con delle luci calde, molto più accoglienti di quelle fredde;
  • i colori dell’arredamento e delle pareti dovrebbero essere preferibilmente neutri, che trasmettono maggiore tranquillità.

Quando il tempo in sala d’attesa non passa mai

Un ottimo modo per incrementare la comunicazione tra dentista e pazienti è quello di utilizzare la sala d’attesa per impiegare il tempo efficacemente, informando i pazienti circa le novità dello studio, dei trattamenti e delle tecnologie impiegate, oppure riguardo a eventuali convenzioni e modalità di pagamento.

A tal fine si possono lasciare in sala d’attesa delle apposite brochure, che il paziente potrà consultare liberamente e a proprio piacimento, secondo le sue stesse necessità. Inoltre si potrebbe anche pensare di aggiungere eventuali articoli di giornale o notizie riguardanti congressi ai quali il dentista a partecipato.

Un ottimo metodo per intrattenere i pazienti informandoli è aggiungere un monitor sul quale lasciar scorrere tutte le notizie che potrebbero risultare utili a chi è in attesa, dai video riguardanti lo studio alle interviste a tutto lo staff medico corredate di tutte le ultime notizie sui trattamenti offerti. Ultimo ma non meno importante, il monitor potrebbe risultare molto utile per informare i pazienti circa il loro stato d’attesa.

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La sala d’attesa ai tempi del Covid-19

Vigendo ancora l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid-19, è fondamentale comunicare ai pazienti anche tutte le misure adottate presso lo studio affinché si possano svolgere tutte le cure in assoluta sicurezza, ma anche i comportamenti raccomandati ai pazienti, come l’uso della mascherina, il corretto distanziamento e il frequente lavaggio delle mani.

Per contrastare la diffusione del Covid, le sedute riservate ai pazienti in sala d’attesa dovranno essere posizionate in modo da garantire almeno un metro di distanza tra un paziente e un altro, segnalando adeguatamente le sedute che non potranno essere utilizzate. Inoltre, nelle situazioni in cui non potrà essere possibile garantire il corretto distanziamento, sarà compito del personale di segreteria comunicarlo ai pazienti e fissare un nuovo appuntamento.

Tutte le buone prassi per un’adeguata gestione dello studio dentistico, nonché i protocolli da adottare nel rispetto delle attuali normative anti-Covid dovranno essere segnalati attraverso dei cartelli da apporre in sala d’attesa e offrendo ai pazienti tutta l’assistenza di cui hanno bisogno, per garantire sempre la miglior accoglienza possibile.

Approfondisci: Promemoria e richiami, come gestire al meglio gli appuntamenti dei pazienti

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