- Paragrafo 1: L’importanza dei Promemoria in Ambito Medico e odontoiatrico
- Paragrafo 2: Telefonate, bigliettini, email ed SMS per i promemoria dello studio medico e per lo studio dentistico
- Paragrafo 3: Statistiche sulle abitudini dei pazienti
- Paragrafo 4: Perché Scegliere WhatsApp per i Promemoria
- Paragrafo 5: Clinic Automation: Come Automatizzare i Promemoria via Whatsapp
- Paragrafo 6: Come si collega al tuo gestionale e al numero Whatsapp?
- Paragrafo 7: Come funziona Clinic Automation
- Paragrafo 8: Non solo Promemoria Automatizzati
Per gli studi medici e odontoiatrici, automatizzare i messaggi di promemoria appuntamento; significa migliorare la comunicazione con i loro pazienti. Un’efficace gestione degli appuntamenti è cruciale, e i promemoria giocano un ruolo chiave nel ridurre i buchi in agenda. Tradizionalmente, segretarie e personale amministrativo hanno affidato a telefonate e SMS automatici dal gestionale questa responsabilità. Tuttavia, queste soluzioni presentano delle limitazioni.
L’importanza dei Promemoria in Ambito Medico e odontoiatrico
Gli appuntamenti mancati sono un problema comune per gli studi medici, con conseguenze significative sulla produttività e sull’efficienza. I promemoria automatizzati hanno dimostrato di ridurre tali mancanze, migliorando la pianificazione e la soddisfazione dei pazienti.
Telefonate, bigliettini, email ed SMS per i promemoria dello studio medico e per lo studio dentistico
Ancora oggi il compito di inviare i promemoria ai pazienti che hanno un appuntamento presso lo studio medico e lo studio dentistico, è affidato a due strumenti principali: il telefono e gli sms.
Tuttavia con l’evoluzione dei costumi e delle abitudini è emerso che la telefonata risulta piuttosto invasiva, perchè blocca le attività che il paziente stava svolgendo fino a quel momento.
Quanto agli sms, risulta sotto gli occhi di tutti che questo strumento è ormai in disuso: molte persone non li leggono più e sul proprio smartphone hanno mille notifiche mai aperte.
Non per ultimo, gli sms hanno un costo per chi li invia.
Per cui, anche se con il tempo questo strumento era stato automatizzato attraverso l’integrazione con i software gestionali, ad oggi, risulta un mezzo di comunicazione sempre meno usato.
Ciononostante, esiste ancora chi consegna soltanto il bigliettino di promemoria al paziente o chi addirittura manda una email. In entrambi i casi non si tratta di certo di strumenti di messaggistica istantanea…
Statistiche sulle abitudini dei pazienti
Da un recente sondaggio effettuato da Dentop srl su un campione di 380 pazienti, sono emersi dei dati molto interessanti.
Abbiamo cercato di comprendere dapprima come opera oggi il dentista medio, sottoponendo all’audience la domanda:
“Quando prendi un appuntamento dal dentista, lo studio come ti ricorda l’impegno”?
Ebbene, le risposte sono state le seguenti:
- 23% con una telefonata
- 22% Non viene ricordato
- 22% Con Whatsapp
- 21% con un Sms
- 10% con un bigliettino
- 2% con una mail
Ma c’è di più perchè, se la prima domanda tentava di carpire l modo di comunicare degli studi medici, il secondo quesito ha invece intercettato quelli che sono i gusti dell’utente:
“Attraverso quale canale preferiresti essere contattato dal tuo dentista”?
E sono state le risposte a questa domanda che ci ha fatto saltare dalla sedia.
- 71% via Whatsapp
- 12% con un sms
- 8% per telefono
- 5% in nessun modo
- 4% via email.
Perché Scegliere WhatsApp per i Promemoria
Risulta evidente da questo sondaggio che il paziente, se potesse, sceglierebbe di gran lunga un messaggio Whatsapp.
WhatsApp supera le limitazioni di telefonate ed SMS. La sua popolarità e facilità d’uso offrono un modo diretto, informale ed efficiente per raggiungere i pazienti.
Le statistiche ci dicono che un messaggio Whatsapp viene letto entro i primi tre secondi dal suo arrivo e ha una percentuale di apertura che si aggira intorno al 98%.
A differenza delle telefonate, a cui non è garantita la risposta e che richiedono un investimento notevole in termini di tempo, WhatsApp permette uno scambio rapido e gratuito di informazioni.
Tra l’altro si tratta di uno strumento già in uso dal 22% dei dentisti, ma che comunque richiede lo stesso un investimento di tempo da parte della segretaria per la formulazione del messaggio, moltiplicato per il numero dei pazienti da contattare.
Come agenzia di marketing, collaboriamo con studi che hanno più di cento accessi giornalieri, per cui in quei casi possiamo immaginare quale impegno richiede mandare promemoria a cento pazienti al giorno.
Ragion per cui abbiamo pensato di automatizzare questo processo, liberando tempo alla segretaria.
Clinic Automation: Come Automatizzare i Promemoria via Whatsapp
L’automatizzazione attraverso WhatsApp si attiva attraverso la nostra app Clinic Automation®: uno strumento non solo in grado di automatizzare i promemoria, ma di schedulare automaticamente una sequenza di messaggi in grado di abbattere del 50% gli appuntamenti mancati (no-show) e richiedere una recensione al paziente una volta terminata la visita o l’appuntamento.
Come si collega al tuo gestionale e al numero Whatsapp?
Potremo collegare direttamente Clinic Automation al numero dello studio, in modo tale che i promemoria partano direttamente dal Whatsapp dell’ambulatorio.
Inoltre qualora usassi Google Calendar come agenda, o il tuo gestionale avesse la possiblità di collegarsi al calendario di Google (lo fanno in molti), Clinic Automation automatizzerà tutto il processo.
In questo caso una volta preso segnato l’appuntamento in agenda, si attiveranno i promemoria automatici senza che tu faccia null’altro.
Come funziona Clinic Automation®
Clinic Automation è un’app per smartphone (tra non molto arriverà anche la versione desktop) che aiuta gli studi medici e odontoiatrici ad automatizzare i 5 processi extra-clinici più importanti:
- Promemoria
- Benvenuto
- Richiesta di recensioni
- Passaparola
- Cross-selling
Non solo Promemoria Automatizzati
Promemoria inviati in sequenza
Tramite Clinic Automation lo studio medico potrà automatizzare i promemoria contando su un processo molto chiaro e consolidato, basato sull’invio di 2-3 messaggi al paziente. Una volta inserito l’appuntamento sul tuo gestionale, partirà :
- Un messaggio di riepilogo dell’appuntamento che funge da “bigliettino elettronico” per il paziente. Questo messaggio comprende data e ora della visita e link di Google Maps per raggiungere lo studio.
- Un messaggio di riscaldamento se l’appuntamento è stato fissato oltre i 30 giorni. Determinante per appuntamenti presi a lungo termine, ai fini dell’abbattimento dei no-show.
- Il messaggio di remind del giorno prima.
Customer Care
All’interno della sequenza è presente anche un messaggio di benvenuto automatico che arriverà al paziente alla data e all’ora dell’appuntamento. Questo processo garantirà l’effetto sorpresa e il paziente si sentirà coccolato da un’attenzione che non si aspettava di ricevere.
Richiesta di recensione automatizzata
Sappiamo entrambi quanto le recensioni oggi siano importanti per la reputazione online del nostro studio medico o del nostro studio dentistico.
Ma sappiamo anche che le segretarie per impegni pressanti o per mancanza di formazione, non riescono a chiedere la recensione al paziente.
Risultato, pochissime recensioni su Google nonostante possiamo accogliere migliaia di pazienti all’anno.
Clinic Automation risolve questa problematica inviando una semplice richiesta di recensioni 5 stelle al paziente al termine della visita. Dai dati raccolti, 1 paziente su 4 ci darà il suo feedback, facendo crescere velocemente (e automaticamente) la reputazione sul web del nostro centro.
Inoltre, cosa non da poco, il sistema riuscirà a filtrare la recensione qualora l’esperienza del paziente non fosse stata positiva.
Passaparola
E’ noto che il passaparola sia la migliore forma di marketing per uno studio medico, ma il passaparola spontaneo non è predicibile. Proprio per questo abbiamo sviluppato un modo per stimolare il passaparola e renderlo più predicibile.
Attraverso questo meccanismo riusciremo ad ottenere nuovi pazienti a comando, direttamente sulla nostra chat di Whatsapp.
Cross-Selling
Il cross-selling possiamo definirlo come proposizione di cure o prestazioni complementari.
Nel caso di uno studio dentistico la classica prestazione complementare è lo sbiancamento da proporre ai pazienti arrivati per l’igiene dentale, ma per ogni tipologia di studio medico si può strutturare qualcosa di simile.
L’automatizzazione dei messaggi di promemoria su WhatsApp tramite Clinic Automation offre un metodo efficiente, unico e moderno per migliorare la gestione degli appuntamenti in ambito medico.
Riducendo i buchi in agenda e migliorando la comunicazione, gli studi possono offrire un servizio migliore, aumentando la soddisfazione dei pazienti e ottimizzando le operazioni interne.
