Uno studio dentistico è un’azienda e come tale può e deve essere soggetta a organizzazione. Organizzare lo studio odontoiatrico significa smettere di pensare che il lavoro del dentista sia solo visitare pazienti che siedono sul riunito odontoiatrico. E capire che lo studio dentistico è una vera e propria impresa, caratterizzata da un’organizzazione di risorse, processi e sistemi che si intrecciano con lo scopo di perseguire obiettivi economici e come tali vanno organizzati. Si parla di organizzazione di uno studio dentistico quando le figure che compongono le risorse umane (segretaria, assistente alla poltrona, igienista, odontoiatri, dentista, titolare d’azienda), sono dimensionate correttamente nel ruolo, nei compiti, nelle responsabilità.
Ottimizzare i processi aziendali dello studio dentistico è fondamentale per aumentare i pazienti e trasformarsi in un vero e proprio brand. Organizzare lo studio dentistico serve dunque a aumentare il valore dei prodotti offerti ai pazienti odontoiatrici; ma organizzare questo tipo di attività economica ha la stessa difficoltà di una struttura medica più complessa come una clinica odontoiatrica. Ecco perché, è bene sapere cosa deve organizzare il dentista che vuole fare il salto da professionista a imprenditore dentale.
Organizzare lo studio per favorire la gestione
La gestione di uno studio dentistico deve essere focalizzata su punti fondamentali, ed è impegnativa. Tenersi al passo con le ultime tendenze e conoscenze, oltre a bilanciare lavoro e vita privata, può risultare opprimente. Non sorprende che molti dentisti perdano il loro studio perché non lo gestiscono in modo efficace. La gestione dello studio è un’arte, non una scienza. Ogni studio dentistico è diverso dall’altro, quindi non esiste una formula corretta per il successo. Tuttavia, esistono alcuni principi che possono essere applicati universalmente per aiutare qualsiasi dentista a gestire la propria organizzazione in modo più efficace. In questo post, imparerete a conoscere i principi fondamentali di un’organizzazione efficace dello studio dentistico, con esempi specifici tratti da studi reali.
Gestire il proprio tempo in modo efficace
Il precursore più ovvio di una gestione efficace è una gestione efficace del tempo. Non si può gestire ciò che non si controlla, ed è fondamentale disporre di una forma di sistema di gestione del tempo per poter misurare le proprie prestazioni e identificare le aree di miglioramento. Esistono diversi sistemi di gestione del tempo, ma tutti hanno alcuni elementi in comune:
Definizione degli obiettivi
Se non sapete dove state andando, come farete ad arrivarci? Nel piano di marketing dello studio dentistico è fondamentale fissare degli obiettivi per se stessi e per il proprio team, in modo da avere una chiara definizione di ciò che si intende per successo. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili e pertinenti ai vostri obiettivi.
Gestione del tempo
Avere un’idea di quanto tempo richiede ogni compito è fondamentale per poter pianificare efficacemente la giornata.
Elenchi di cose da fare
Un elenco di cose da fare è il modo migliore per assicurarsi di non dimenticare nulla. È un ottimo modo per organizzare i compiti da portare a termine ogni giorno.
Essere consapevoli della cultura del vostro studio
Ogni azienda ha una cultura e anche ogni studio dentistico ha una cultura. Prima di implementare nuove idee e sistemi, dovete capire qual è la cultura attuale e cosa deve cambiare. Gli studi hanno una cultura (buona o cattiva) per molte ragioni. Alcune sono il risultato del team che è stato assunto, altre sono dovute alle persone che servono e alcune potrebbero essere dovute allo stile di gestione scelto. Una volta capito qual è la cultura esistente, si può decidere cosa cambiare. Il primo passo è la consapevolezza di sé. È necessario comprendere i propri punti di forza e di debolezza e come questi influenzino la cultura dello studio. Poi si può iniziare a implementare i cambiamenti, tenendo conto di come questi influenzano la cultura nel suo complesso. Gli studi con una cultura efficace sono generalmente più facili da gestire. Le persone si sentono bene nel luogo in cui lavorano e hanno maggiori probabilità di essere produttive, il che si traduce in un miglioramento degli affari.
Definite l’aspetto qualitativo dell’assistenza al paziente per la vostra organizzazione.
La qualità è un concetto astratto che può significare molte cose diverse per molte persone diverse. Quando si definiscono gli standard di qualità dell’organizzazione, è necessario decidere come definire la qualità per l’organizzazione e cosa significa per i pazienti. Per esempio, uno studio potrebbe decidere che la qualità significa occuparsi della persona nella sua interezza, della sua mente, del suo corpo e del suo spirito. Potrebbe decidere che la qualità significa comprendere che cosa vogliono veramente i pazienti odontoiatrici. Queste definizioni di qualità avranno un impatto sul modo in cui viene gestita l’organizzazione e influenzeranno in modo significativo la cultura dello studio. Avranno anche un impatto sul team di dentisti assunto, sulle attrezzature e sui software utilizzati.
Assumere in modo intelligente e formare il proprio team
Il personale reclutato determinerà in modo determinante la cultura del vostro studio odontoiatrico e il suo livello di produttività. Se da un lato ci sono molti modi per assumere dipendenti per uno studio dentistico, dall’altro ci sono pochi modi semplici e veloci per formarlo adeguatamente. Fortunatamente, esistono modi per imparare dagli errori di assunzione del passato e mitigarne l’impatto.
Cercate di evitare di assumere in base a criteri puntuali come il prezzo e il livello di competenza. Assumete invece in base all’idoneità organizzativa. Quali sono i tratti della personalità che desiderate nel vostro team?
Formate il vostro personale a svolgere il lavoro per cui è stato assunto. Non è necessario che le persone siano subito esperte di odontoiatria, ma è necessario che siano in grado di svolgere il loro lavoro.
Investite nel vostro team fornendo una formazione adeguata e una forma di supporto continuo, come il mentoring o il coaching.
Tenere sotto controllo i fondamentali
Le basi sono gli elementi fondamentali della vostra attività e sono fondamentali per farla funzionare senza intoppi. Essi comprendono:
Gestire il flusso di cassa
E’ la linfa vitale di qualsiasi attività, e gli studi dentistici non sono da meno. È importante capire quanto denaro deve entrare mensilmente e quanto deve essere speso.
Gestire i crediti
Ogni dentista che fattura ai propri pazienti deve tenere sotto controllo i propri crediti. Ciò significa rintracciare i pagamenti in ritardo e recuperare gli insoluti.
Gestione delle risorse umane
La salute dell’organizzazione inizia dalla salute dei dipendenti. È necessario sapere se ci sono problemi sul posto di lavoro e, in tal caso, intervenire.
Per approfondire, leggi La contabilità dello studio dentistico: come migliorare il controllo di gestione.
Prendetevi cura di voi stessi fisicamente ed emotivamente.
La gestione di uno studio dentistico è impegnativa e impegnativa. A volte può essere stressante e la maggior parte dei dentisti sperimenta un certo livello di burnout o di esaurimento emotivo nel corso della propria carriera. Per evitare questi problemi, è necessario prendersi cura di sé fisicamente ed emotivamente. Ciò significa dormire a sufficienza, mangiare bene, fare esercizio fisico e trovare il modo di gestire lo stress. Se ci si sente sopraffatti, è importante parlare con qualcuno di come affrontare lo stress. Siate onesti con voi stessi per quanto riguarda la gestione del vostro tempo e delle vostre energie e chiedete aiuto se ne avete bisogno. È meglio passare un po’ di tempo a ricaricarsi e a mettere ordine nella propria vita piuttosto che sovraccaricarsi di lavoro fino al punto di crollare.
