La contabilità e il controllo della gestione dello studio dentistico si basa su un modello economico proprio del settore odontoiatrico.
Soprattutto negli ultimi anni sta aumentando l’attenzione nei confronti dei dentisti-imprenditori per colmare il vuoto della letteratura degli anni passati.
La contabilità e il controllo di gestione devono essere degli strumenti facilmente comprensibili anche per i dentisti che non hanno competenze esterne all’odontoiatria.
Per gestire questi strumenti non è possibile usufruire solo del bilancio. Questi documenti non sono utili per comprendere ciò che genera una singola situazione.
Per la contabilità e la gestione dello studio dentistico ci sono quanto principi da utilizzare necessariamente.
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Lo stato di salute economico e finanziario dello studio dentistico
Per risolvere un problema molto complesso è consigliabile dividerlo in compiti più semplici da risolvere, in modo che diventino più semplici da analizzare e di conseguenza sarà più facile trovare una soluzione.
Per questo motivo se un dentista privo di conoscenze in ambito economico, si trova ad analizzare il bilancio del studio, avrà difficoltà a comprendere se lo studio è gestito in maniera corretta.
Ritrovarsi di fronte ad una mole consistente di dati può provocare confusione. Una buona soluzione è quella di suddividere i dati in base a quali attività dello studio si riferiscono analizzando i valori come costi, ricavi, ecc…
In questo modo risulta più semplice individuare quale settore dello studio ha bisogno del nostro intervento.
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Aggregazione e disaggregazione dello studio
Ad esempio, se dichiariamo che uno studio dentistico produce un utile di 100.000euro l’anno è difficile giudicare la performance dello studio odontoiatrico, solo questo valore non è sufficiente.
Se, invece, a questo dato aggiungiamo anche che lo studio ha fatturato 1milione di euro in un anno, registrando quindi 900.000euro di costi, abbiamo già provveduto ad effettuare una prima disaggregazione dei dati di contabilità: in questo modo già possibile fornire una prima valutazione.
Infatti, può accadere che prendendo in esame dei dati aggregati non è possibile accorgersi di eventuali settori dello studio che risultano in perdita poiché questa perdita viene coperta da settori funzionanti.
Un’ulteriore disaggregazione si può effettuare in ogni singolo settore in moda da analizzare le singole prestazioni che a loro volta possono essere ancora divise nei processi operativi necessari per lo svolgimento del servizio.
Nella gestione economica dello studio dentistico non si giunge ad un’unita minima non scomponibile, ma si può raggiungere il livello di disaggregazione dei dati che permette di affrontare i problemi con la giusta sicurezza.
Il livello di disgregazione ottimale è quello che prende in considerazione la singola prestazione professionale per tenere sotto controllo il nostro studio dentistico partendo dalla base.
Le prestazioni positive o negative
Ovviamente, se ogni singola prestazione è positiva dal punto di vista economico, una volta che andremo ad aggregarle nuovamente la contabilità sarà a sua volta positiva.
Se forniamo delle prestazioni di un determinato settore dello studio che producono utili quando andremo ad aggregarle otterremo un bilancio coerente a quello delle unità inferiori che abbiamo analizzato.
Allo stesso modo se la prestazione è negativa da un punto di vista economico, ad ogni futura aggregazione otterremo sempre risultati negativi: prestazioni che producono delle perdite, una volta aggregate, daranno come risultato un bilancio coerentemente negativo.
Le sfumature della contabilità
Ci siamo limitati a parlare solo di casi positivi o negativi; esistono però casi in cui alcune prestazioni forniscono dei risultati più o meno positivi ed altre più o meno negative.
In più le prestazioni non hanno le stesse caratteristiche ogni volte che le forniamo: infatti, può capitare che forniamo delle promozioni che vanno a modificare i soliti prezzi, che il fornitore cambi i prezzi.
In questo modo, quando andremo ad analizzare il dato aggregato lungo un periodo non avremo la possibilità di capire se quel dato poteva essere migliore. Al contrario, un dato negativo potrebbe essere positivo se consideriamo la contabilità di competenza e non di cassa.
Per non confonderci è bene:
- stabilire il grado di disaggregazione economica adatto allo studio;
- prendere come unità semplici le prestazioni professionali;
- utilizzare un sistema economico-finanziario che permetta di ottenere un risultato standard;
- aggregare nuovamente il bilancio partendo dall’unità più semplice;
- rendere il sistema adattabile alle variabili economiche che possono verificarsi;
- mettere in piedi un organizzazione che permetta di incassare il fatturato, fatturare la produzione, accettare il maggior numero di preventivi ed assicurarsi di eseguirli e non generare troppi costi.
Il Modello di business odontoiatrico
Per costruire un corretto modello di business odontoiatrico c’è bisogno di partire dai costi da sostenere.
La qualità delle prestazioni, il loro costo, la tariffa che stabiliamo per venderle ed il profitto sono tutti valori correlati e, in base a come queste variabili vengono collegate, si sviluppano modelli diversi di business.
Grazie a queste attività diventa chiara la differenza tra le catene o franchising guidati da un manager e uno studio tradizionale guidato da un dentista.
Si possono individuare tre modelli di business principali che è possibile adottare contemporaneamente:
- Il flusso logico decisionale in cui si descrivono le operazioni necessarie alla produzione e si calcolano i costi da sostenere. Alla fine si stabilisce il giusto prezzo che garantisca un profitto. Generalmente è il modello adottato dagli studi guidati da manager.
- Nel secondo modello si invertono i passaggi del modello precedente. Infatti, prima si determina il prezzo delle prestazioni, in modo da contrastare i competitor, poi si fissano i costi massimi che garantiscano comunque dei margini di profitto e solo alla fine si stabiliscono le operazioni di produzione in base ai costi.
- Il terzo modello è il più frequente ma presenta delle criticità. Infatti, si parte dalla descrizione delle operazioni produttive, poi si stabiliscono i prezzi delle prestazioni e poi si calcolano i costi di produzione. Questo modello così strutturato non presta attenzione al profitto.
La contabilità direzionale
La contabilità direzionale si contrappone alla contabilità classica: sono entrambe necessarie per la gestione dello studio dentistico poiché hanno scopi diversi.
La contabilità direzionale è il tipo di contabilità utilizzata dal dentista-manager per gestire le operazioni quotidiane, mentre quella classica è quella utilizzata dai commercialisti per valutare lo studio odontoiatrico.
L’approssimazione dei dati
La contabilità basata sul modello NTT è utile per lo studio stesso, perciò non è necessario che i dati siano perfetti, ma possono bastare anche dei dati approssimati.
Infatti, i dati perfetti sono necessari ai fini fiscale e per i documenti contabili.
L’utilizzo di dati approssimati è necessaria nella realtà di uno studio dentistico, che è un contesto molto complesso in cui bisogna tener conto di numerose variabili: è proprio a causa di queste variabili che è difficile creare un sistema che contenga dei dati perfetti, ma il sistema NTT è assolutamente sufficiente a garantire in corretto funzionamento di uno studio dentistico.
La tempestività
Altro concetto fondamentale è quello della tempestività: c’è bisogno che chi deve prendere delle decisioni importanti per lo studio ha bisogno che i dati gli siano forniti in maniera tempestiva.
Talvolta può essere utile anche semplicemente un dato approssimato per permetterci di prendere la decisione giusta.
Nella fase Plan del Ciclo di Deming, i dati non sono mai precisi, anzi spesso i dati a disposizione non sono troppi. In questo caso, però, non possedere troppi dati può rivelarsi un vantaggio per il dentista-manager.
Spesso troppe informazioni tendono a confondere il dentista che necessità in realtà di pochi dati per avere il controllo dell’azienda.
La selezione
Per essere sempre efficienti c’è bisogno di acquisire il concetto di selezione. Talvolta per risolvere alcuni problemi abbiamo accesso ad una grande mole di dati, ma solo alcuni sono quelli che possono aiutarci a trovare una soluzione.
A questo proposito dobbiamo essere in grado di scegliere in maniera critica quali dati ci servono e a quale gradi di disaggregazione o aggregazione analizzarli.
Per operare questa scelta c’è bisogno del giusto grado di sensibilità più che di vere competenze tecniche.
L’intangibilità
Uno studio dentistico, a differenza di altre aziende, possiede alcuni asset intangibili a cui non è possibile attribuire un valore ma che possono essere stabiliti solo in maniera soggettiva.
Ad esempio, non è possibile quantificare le qualità umane dello staff, anche se queste contribuiscono in maniera significativa al risultato finale della prestazione.
Occorre però fare attenzione a non sfruttare il concetto di intangibilità come giustificazione per uno schema organizzativo confuso.
L’arbitrarietà
L’arbitrarietà è fondamentale per la contabilità direzionale: trovare una strada univoca per risolvere determinati problemi è il primo passo per semplificare le scelte da prendere.
Ad esempio, talvolta il calcolo dei costi di un dato bene può essere variabile e calcolare precisamente il costo di un singolo prodotto richiede troppo tempo. Per questo si può prendere in considerazione di inserire i costi di quel determinato bene tra i costi fissi da sostenere.
Il linguaggio
Se nella contabilità aziendale è stato stabilito un unico linguaggio per redigere bilanci: questi saranno comprensibili a chiunque sia a conoscenza di questo specifico linguaggio.
Nel caso della contabilità direzionale il documento sarà comprensibile solo a chi l’ha redatto.
Infatti, è possibile utilizzare qualsiasi tipo di terminologia a patto che ogni parola corrisponda ad concetto ben preciso e che il linguaggio scelto venga usato in modo corretto.
