Punti fondamentali per una corretta gestione dello Studio dentistico

Oggi più che in passato, una corretta gestione dello studio dentistico intesa come vera e propria gestione imprenditoriale, si rivela fondamentale.

Il settore odontoiatrico rispetto a una decina, forse venti anni fa è radicalmente cambiato; se da una parte il numero di pazienti che confluiscono negli studi dentistici è aumentato, dall’altra il ricavo medio per paziente o per prestazione, è chiaramente diminuito. In poche parole uno studio dentistico oggi tratta più pazienti che in passato, ma il suo guadagno è più basso. Le cause possono essere molti, ma una di quelle individuabili come principali è sicuramente, una comunicazione da parte dei dentisti orientata solo alla competitività dei prezzi, che a lungo andare a portato ad un progressivo abbassamento dei costi delle prestazioni mediche.

Studio dentistico: ragionare come un’impresa

La sfida più grande oggi per il dentista è di essere imprenditore e accettare che il settore odontoiatrico, come molti altri settori è completamente mutato. Le logiche che regolano il sistema di domanda e offerta sono profondamente mutate, il panorama sociale-economico e le abitudini di consumo.

Queste ultime, tra tutte, forse ricoprono un ruolo importante e decisivo in quanto, oggi rispetto al passato, i pazienti non sono più interessati solo alla qualità della prestazione in se, ma ricercano qualcosa di più ampio, come una vera e propria esperienza di consumo, valutando non solo la qualità effettiva, ma anche i servizi accessori, e relazionali che ne derivano.

Quindi lo studio dentistico deve assolutamente iniziare a pensare ed agire come un’impresa, e fare suoi concetti come: pianificazione, controllo, logica di budgeting ecc. ecc. E, soprattutto, deve elaborare strategie di marketing per dentisti, in modo acquisire nuovi clienti.

Il controllo di gestione dello Studio dentistico

Il controllo di gestione deve essere inteso come uno strutturato processo operativo che consente al professionista di gestire in modo imprenditoriale il proprio studio dentistico, stabilendo e raggiungendo i propri obiettivi.

Quindi per essere più chiari il controllo di gestione dello studio dentistico serve a :

Monitorare costi e ricavi dei servizi dati;
Stabilire un tariffario adeguato;
Definire i conpensi dei collaboratori;
Monitorare eventuali sprechi;
Gestire il flusso logistico (magazzino, inventario ecc. ecc.)
Valutare il ritorno degli investimenti fatti per marketing e pubblicità.

Il costo orario dello Studio dentistico: costi fissi e variabili

Il costo orario del tuo studio dentistico è un punto chiave in una corretta gestione. Questo infatti rappresenta l’unita di misura più importane nella gestione economica dalla quale saranno definiti elementi rilevanti come il tariffario e la programmazione generale delle attività.

A questo punto è necessario fare una distinzione tra: costi fissi e costi variabili.

I primi, i costi fissi, sono quelli che rimangono sempre presenti, indipendentemente dalla produttività del tuo studio ad esempio: affitto, personale, magazzino, attrezzature, pubblicità, marketing ecc. ecc.

I secondi, i costi variabili, rappresentano quelli che appunto variano seguendo la tua produttività e di fatto si sostengono tramite il lavoro sui pazienti.

Dunque che cosa intendiamo precisamente per costo orario? Semplice : è la quota dei costi fissi annuali del tuo studio, imputabile ad una sola ora di lavoro. Questo sarà direttamente proporzionale ai tuoi costi fissi, e inversamente proporzionale invece al numero di ore di effettiva apertura dello studio.

Calcolare il costo orario

Per calcolare il costo orario ci viene in aiuto una semplice formula :

COS (costo orario studio) = CFT (costi fissi totali) / NH (numero ore di apertura).

In pratica si dividono i costi fissi annui per le ore effettive di apertura dello studio.

Il costo orario per poltrona

Un’altra tipologia di costo, che può essere intesa come una variante del precedente (costo orario) è il costo orario per poltrona. Ma di cosa si tratta? Supponiamo che uno studio dentistico abbia a disposizione non solo una postazione (poltrona) per operare, ma bensì tre. A questo punto è possibile dividere il costo orario per il numero di postazioni o poltrone disponibili. In questo caso la formula sarà:

Costo orario per poltrona = COS ( costo orario studio) / NP (numero poltrone)

Modelli do pricing e tariffario dello Studio dentistico

Stilare un tariffario coerente e adeguato è sicuramente uno degli scogli principali nella gestione di uno studio dentistico. Non solo perché è richiesta una specifica competenza, ma perché a questa va affiancata una consistente esperienza in materia odontoiatrica.

Quando parliamo di tariffario, viene da se parlare anche di pricing. Se non ne hai mai sentito parlare, sappi he si tratta del processo attraverso il quale si determina in modo preciso il prezzo di vendita di un prodotto o un servizio. Questo vale anche per quelli proposto dal tuo studio dentistico.

Esistono diversi modelli do pricing e ora ne vedremo alcuni insieme.

Modello Mark-up: Incremento del costo sostenuto per produzione;
Modello prezzi concorrenti: scegli di allinearti con i prezzi dei principali competitor;
Modello del profitto obiettivo: raggiungere un livello atteso di profitto;
Modello di massimizzazione delle vendite: prezzi molto alti per selezionare i clienti.

Potremmo osare dicendo che il modello in questione più adatto per uno studio dentistico è quello del profitto obiettivo, in quanto pur essendo ancorato ai costi di produzione della prestazione, calcola anche il plus valore in relazione ad alcune variabili come: la difficoltà di esecuzione, il rischio, la professionalità, la tecnologia adoperata, e la qualità dello staff in generale.

L’importanza del Break Even Point

Il Break Even Point, o punto di pareggio, rappresenta quel punto fino a cui, la nostra attività lavora in perdita ed oltre il quale inizia ad avere utile.

Trovarsi di fronte al concetto di Break Event Point, per un odontoiatra, fino a qualche anno fa era un’eventualità a dir poco remota se non impossibile. Ma oggi proprio perché, come detto in principio, non possiamo più ragionare solo come dentisti, ma bensì come veri e propri imprenditori che gestiscono non uno studio ma un’impresa, questa eventualità si presenta molto più di frequente e rappresenta uno dei concetti fondamentali per il controllo di gestione del tuo studio.

E’ importante perché di fatto ti aiuta a definire la quantità di prestazioni necessarie da effettuare per coprire tutti i costi dello Studio, sia quelli fissi che quelli variabili, e cosa fondamentale quelle da effettuare per generare utili.

I fatti raggiungere il Break Event Point non significa produrre profitti, ma significa non produrre perdite.

Il ciclo produttivo dello studio dentistico

Se non hai mai sentito parlare di ciclo produttivo di uno studio dentistico, stai tranquillo, lo faremo adesso.

Ricorda, che come abbiamo detto fin dal principio, il tuo studio deve essere visto proprio come un’azienda e quindi con una relativa attività produttiva. Qua di cosa parliamo esattamente quando diciamo ciclo produttivo?

Il ciclo produttivo del tuo studio dentistico inizia nel momento in cui il primo paziente varca la soglia del d’ingresso per ricevere una qualsiasi prestazione, ed è in quel momento che i costi sostenuti iniziano ad essere compensati. Questo rappresenta la fase primordiale di un, se pur provvisorio, flusso di cassa o cash flow, che in questa fase sarà negativo ma con il tempo tenderà ad avvicinarsi allo zero per poi andare in positivo. Quando sarà e si manterrà positivo, significherà che il ciclo produttivo del tuo studio sarà attivo e in grado non solo di di compensare le spese, ma di generare utili.

Quanto vale il tuo Studio dentistico?

A questo punto dobbiamo necessariamente porci una domanda che in realtà è alla base di tutto: Quanto vale in tuo studio dentistico? Per rispondere a questa domanda non posiamo prendere in considerazione solo valori numerici, ma dobbiamo anche tener conto di variabili, che potremmo definire intangibili e non quantificabili. Parleremo dunque di : assets fisici e assets di valore.

Assets fisici: Si tratta di tutti quei parametri che sono quantificabili e misurabili in numeri come patrimonio, fatturato, utili generati.
Assets di valore: Qui invece parliamo di valori che non sempre o quasi mai riusciamo a quantificare con numeri e cifre, come, la fidelizzazione, la qualità dei tuoi clienti, la qualità dello staff di uno studio, ecc. ecc.

Non sottovalutare questi ultimo aspetti, perché anche se non misurabili in modo puramente analitico, caratterizza no una parte consistente della reputazione e di conseguenza del fatturato del tuo studio.

Ma vediamo adesso alcuni parametri fondamentali per definire e misurae il valore del tuo studio dentistico:

I ricavi complessivi dell’ultimo anno di lavoro;
Il volume dei costi complessivi nell’ultimo anno di lavoro;
Costi e ricavi delle singole attività dello studio;
Il report completo dei risultati dei 4/5 anni di lavoro precedenti;
I beni intestati allo studio come apparecchiature, arredi, ecc. ecc.;
Il numero e la tipologia di clientela (matrice clienti) di uno studio;
La dipendenza da fornitori critici di servizi;
Il livello di personalizzazione dell’attività;
La situazione legale dello studio (contenziosi, cause ecc. ecc.)

Come avrai di certo compreso, chiarire e definire esattamente quanto vale il tuo studio dentistico, non è cosa semplice, quindi la scelta migliore è quella di affidarsi a professionisti in grado di valutare e misurare con la massima precisione tutti i parametri.