Come gestire le chiamate di uno studio dentistico per aumentare i pazienti

gestione telefonate dentista

Tra i servizi per i clienti che uno studio dentistico può offrire c’è la gestione delle chiamate. Non è la classica telefonata ma molto di più in quanto, la persona che ha chiamato potrebbe diventare un potenziale paziente. È importante perciò risultare persuasivi, convincenti così da invogliare chi sta dietro la cornetta a recarsi nello studio odontoiatrico per fare una visita o anche solo per informarsi su tutti i servizi che propone.

Il motivo della telefonata infatti potrebbe essere diverso, dalla richiesta  di un appuntamento ad una recall per un richiamo di igiene orale. 

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“Pronto, come posso aiutarla?” Come convertire il paziente

Durante la chiamata del potenziale paziente, è importante saper gestire le esigenze di colui che potrebbe diventare il potenziale paziente. Tieni bene a mente che, l’obiettivo deve essere quello di aumentare i pazienti dello studio e di seguito potrai trovare una serie di consigli per la gestione delle telefonate del dentista, tra questi:

  • mostra entusiasmo e positività. Al telefono si gioca tutto con il tono della voce e il paziente potrà farsi un’idea di come si lavora nello studio dentistico anche solo ascoltando le tue parole;
  • non eccedere con il volume della voce per non infastidire l’interlocutore ma mostra un tono di voce sicuro e chiaro;
  • lascia parlare il paziente e non interromperlo prima che abbia finito di parlare. Solo dopo risponderai alle sue domande (approfondisci qui “Domande frequenti per dentisti)così da fargli capire che ogni sua parola sia stata ascoltata attentamente;
  • non divagare ma centra il focus della telefonata, come ad esempio fissare un appuntamento senza troppi giri di parole;
  • fai delle domande al paziente per raccogliere tutte le informazioni necessarie, saranno poi utili quando verrà nello studio per conquistare la sua fiducia;
  • mantieni la calma in ogni situazione, non spazientirti e rispondi in modo esaustivo ad ogni perplessità del paziente;
  • per rispondere ad ogni domanda è necessario conoscere perfettamente tutti i servizi offerti, le soluzioni proposte per la salute del paziente, dunque studiale attentamente.

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Gestire le telefonate dello studio dentistico: 5 consigli utili

Se desideri gestire le telefonate dello studio dentistico in modo professionale, tieni conto di questi cinque consigli: 

  1. Non chiamare negli orari inopportuni per non disturbare il paziente, anche se si tratta di una telefonata per ricordargli un appuntamento;
  2. Presentarsi subito specificando il proprio nome e il proprio ruolo all’interno dello studio dentistico. L’interlocutore non può sapere chi ci sia dietro la cornetta ed ha bisogno di sapere con chi sta parlando;
  3. Il contatto avviene solo tramite la voce, per cui bisogna lasciar parlare il paziente finché non avrà terminato. Sarebbe opportuno appuntarsi qualche informazione per non rischiare di dimenticarsele;
  4. Mostrare sempre un atteggiamento positivo e rassicurante, anche se si sta parlando al telefono. Dall’altra parte potrebbero percepire, in base al tono della voce, tutte le emozioni;
  5. Affidarsi alle soluzioni tecnologiche per gestire le chiamate in entrata acquistando, ad esempio, dei software gestionali per dentisti.