Per gestire in modo efficace ed efficiente uno studio dentistico, la base da cui partire è sicuramente l’organizzazione.
L’organizzazione dello studio dentistico è di fatto un attività mai scontata e soprattutto in costante e continua evoluzione. Organizzare tutti gli aspetti della vita di uno studio infatti significa massimizzare i risultati e non vanificare gli sforzi e gli investimenti fatti.
Quello che bisogna realmente comprendere, è che l’organizzazione dello studio dentistico va intesa e ragionata sempre come un problema complesso, cioè un insieme di attività di natura e priorità differenti che si intrecciano e si influenzano a vicenda. Quindi l’importante è capire come gestire e risolvere al meglio questa complessità.
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Le fasi per una buona organizzazione dello studio dentistico
Le fasi per avere buona organizzazione dello studio dentistico sono tre:
- protocolli e processi;
- condivisione;
- controllo.
Sicuramente il primo passo verso una buona organizzazione, parte dal cercare di scomporre questa complessità (ovvero l’insieme di tutte le attività dello studio) in singoli punti o singole attività.
Ridurre un problema complesso in singole attività e descrivere ognuna di queste in documenti dedicati detti protocolli, ci permetterà di focalizzarci su ogni singolo punto e di massimizzare l’efficienza degli stessi.
In questo modo avremo una visione più frammentata e più comprensibile nei suoi singoli punti. Questo passaggio possiamo definirlo come un processo di scomposizione.
Quindi come prima cosa creare protocolli per ogni attività ad esempio “il protocollo di sterilizzazione”, e così via.
Ora che abbiamo scomposto il problema complesso definendo i protocolli di ogni singola attività, il passo successivo è quello di assemblarli in unità funzionali un po’ più complesse: i processi (normalmente definiti processi aziendali).
Un processo è un insieme di attività omogenee e interagenti mirate al raggiungimento di un obbiettivo comune, all’interno di un processo infatti troveremo più protocolli.
Il terzo passo fondamentale da compiere verso una buona organizzazione dello studio dentistico è la condivisone. Poco importa chi redige protocolli e processi l’essenziale è che questi, come ogni documento redatto in studio, siano condivisi e discussi con l’intero staff che dovrà poi di fatto attuare tali processi.
Il passaggio conclusivo di questo iter è rappresentato da quello che definiremo controllo. In pratica dobbiamo essere certi quasi al 100% (con le dovute ed eventuali eccezioni) che tutti questi protocolli e processi discussi e decisi vengano effettivamente applicati e seguiti da tutti i membri dello staff. Infatti a poco serve creare e definire processi se non tutti li rispettano.
Questo controllo non ha lo scopo di essere diciamo sanzionatorio, ma principalmente ha la funzione di monitorare ogni singola attività e intervenire ove ci sia necessità.
Chi si occupa dell’organizzazione?
A questo punto la domanda nasce spontanea.
Solitamente questo compito è dedicato al titolare dello studio dentistico, o nel caso delle Srl all’amministratore, diciamo che dipende molto dalle dimensioni e dalla natura dello studio dentistico.
In studi piccoli con uno staff ridotto, come anticipato il compito di organizzare tutte le attività spetta al titolare dello stesso, mentre in aziende più grandi e strutturate possiamo avere figure dedicate come Menaging Partner, che negli studi associati ad esempio è rappresentato da uno dei titolari soci.
