La funzione della segreteria di uno studio dentistico è quella di controllare, organizzare e amministrare l’attività del dentista. Di fondamentale importanza sono gli appuntamenti, i quali portano prestigio e denaro allo studio dentistico.
Il problema è quando molti di questi appuntamenti vengono disdetti oppure mancati. Ciò vuol dire che qualcosa nello studio dentistico non funziona come dovrebbe. Spesso la segreteria non trova il tempo sufficiente a richiamare tutti i pazienti.
Vediamo quali sono i 3 errori che la segreteria di uno studio odontoiatrico deve assolutamente evitare, partendo dal primo e, probabilmente, più importante. Continua a leggere l’articolo su Markedonzia per scoprire di più.
Gestire in modo non sistematico gli appuntamenti
Il primo errore che commette la segreteria di uno studio dentistico è richiamare in modo frenetico i pazienti e senza un minimo di organizzazione. Nel caso in cui, nonostante manchi una buona struttura, è possibile effettuare ugualmente tutte le chiamate e inviare SMS e email, il paziente potrebbe:
- non rispondere in modo immediato alla chiamata;
- non aver letto l’SMS o l’email;
- non presentarsi all’appuntamento per qualche imprevisto;
- disdire l’appuntamento perché intimorito dal dentista.
Soltanto organizzando in modo sistematico i promemoria, la segreteria sarà in grado di ridurre il fenomeno dei mancati appuntamenti. Però, resta ugualmente il limite temporale che impiega a svolgere la stessa attività, oltre all’efficacia del lavoro che viene svolto.
Questo problema può essere affrontato soltanto garantendo alla segreteria un’efficace gestione del tempo e un ottimo rendimento delle varie attività che svolge.
Tramite i promemoria automatici è possibile ridurre del 77% la percentuale degli appuntamenti che saltano, soprattutto se il messaggio viene personalizzato oppure inviato utilizzando software adeguati. Vediamo di seguito qual è il secondo errore da evitare.
Leggi anche: Promemoria e richiami, come gestire al meglio gli appuntamenti dei pazienti
Essere poco costante nella comunicazione con il paziente
Se un paziente non viene più, vuol dire che lo studio dentistico non gli è stato particolarmente vicino oppure ha omesso di contattarlo in modo personalizzato e costante. Ciò può portare a una mancanza di fiducia da parte del paziente.
Nel caso in cui un paziente non venga contattato alla fine del percorso di cura, dopo aver ricevuto il preventivo oppure tra un piano di trattamento e un altro, con tutta probabilità non si farà più vedere.
Il motivo è semplice: mancanza di particolare attenzione, che lo spingerà a scegliere un altro studio.
Il problema non è soltanto la tempistica dei richiami, ma anche l’assenza di un approccio corretto ed efficace a livello comunicativo da parte della segreteria. Questa problematica può essere affrontata stabilendo un rapporto solido e di fiducia con il paziente, cercando di mettere al centro le sue esigenze.
Sarà quindi importante:
- presentare i piani di cura con molta chiarezza;
- presentare i preventivi in modo trasparente;
- comunicare con lui in modo costante.
Vediamo nel prossimo paragrafo il terzo e ultimo errore da evitare.
Far accumulare i pagamenti in sospeso
Il problema dei pagamenti in sospeso riguarda un po’ tutte le attività, studio odontoiatrico compreso. Se questi mancati pagamenti crescono a dismisura, è difficile intervenire prontamente.
Affidarsi a una chiamata, un SMS, un messaggio su WhatsApp o un’email di sollecito per richiamare nel paziente l’attenzione verso il pagamento in sospeso potrebbe sembrare semplicistico.
Come va affrontato allora questo problema? Concentrandosi maggiormente sui richiami di pagamento piuttosto che sulle altre attività. Se le ore lavorative diventano limitate, stesso discorso vale per il personale che lavora in segreteria. Quindi, concentrare tutte le energie sui richiami di pagamento potrebbe non funzionare.
In più, rimane il problema dell’efficacia degli stessi richiami di pagamento, poiché:
- una singola chiamata potrebbe non bastare per recuperare un pagamento;
- sollecitare il pagamento con una email potrebbe apparire come una sorta di aggressione verbale;
- a causa dei pochi caratteri, un SMS potrebbe non essere così efficace.
Soltanto utilizzando un software orientato ai pazienti uno studio odontoiatrico potrà tenere sotto controllo sempre i pagamenti in sospeso, programmando anche le comunicazioni in modo personalizzato in base alle tempistiche e alle situazioni specifiche.
Approfondisci anche:
