Kpi per dentisti: cosa sono

Kpi per dentisti: cosa sono

I KPI (Key Performance Indicators) o indicatori di produttività per dentisti indicano la performance dell’attività e sono importanti per controllare l’andamento dello studio odontoiatrico.

Misurare i vari parametri della produttività, confrontando i dati mensilmente, trimestralmente o annualmente, consente a uno studio dentistico di verificare la propria vitalità ed efficienza, mostrando quali sono i punti di forza e quelli di debolezza. I primi andranno valorizzati, mentre i secondi contenuti sono da valorizzare.

Lo studio dentistico deve accedere a dati precisi e significativi, evitando che l’analisi si basi su stime approssimative, concentrandosi invece su valori e percentuali ben definite. Vediamo quali sono i KPI che hanno maggiore importanza per uno studio dentistico.

Kpi più importanti per uno studio dentistico: quali sono

I KPI più importanti per uno studio dentistico sono i seguenti:

  • il fatturato;
  • le prime visite mensili;
  • valore medio delle prestazioni odontoiatriche;
  • tasso di accettazione del preventivo;
  • tasso di successo dei recall;
  • produttività degli operatori.

Tutti questi KPI devono essere gestiti attraverso strumenti adatti per uno studio dentistico.

Strumenti di gestione dei KPI per uno studio dentistico

Per strumenti di gestione dei KPI si intendono programmi gestionali specifici per uno studio dentistico, medianti i quali si possono controllare dati, numeri relativi a fatturazione, produttività e gli appuntamenti relativi alla prima visita che sono stati effettivamente rispettati.

Questi strumenti di gestione sono fondamentali per lo studio dentistico. Così come per ogni altra attività, riuscire a quantificare i KPI e raffrontare diversi dati è un enorme vantaggio se l’obiettivo è sviluppare una mentalità imprenditoriale.

Il fatturato dello studio dentistico

Per fatturato dello studio dentistico si intende la somma di tutti i ricavi, senza però che venga rappresentato il guadagno, ossia entrate-uscite, e il valore totale delle prestazioni che sono state erogate (produttività).

Questo valore viene calcolato per verificare l’eventuale successo o insuccesso dello studio ed è necessario come parametro in quanto aiuta a capire se gli obiettivi di crescita sono stati raggiunti o meno.

Le prime visite mensili per uno studio odontoiatrico

Il numero delle prime visite mensili è un KPI che nasconde dietro diversi dati:

  • il totale degli appuntamenti di prime visite presi dallo studio, che va confrontato su base mensile e annuale;
  • il confronto con il totale degli appuntamenti che i pazienti hanno rispettato, che darà come risultato un coefficiente da tradurre in numero percentuale e da mettere a confronto per ogni periodo;
  • il totale delle prime visite che si sono chiuse con successo, le quali hanno portato alla conversione del paziente in cliente attivo.

Gli indicatori andranno poi confrontati con quelli dei mesi e degli anni precedenti per verificare se si siano verificate delle contrazioni per quanto riguarda il numero di prime visite, ma anche per appurare che gli investimenti da effettuare per acquisire nuovi pazienti stiano effettivamente offrendo i risultati sperati.

Tasso di successo dei recall per un dentista

Il tasso di successo dei recall è il numero percentuale dei successi ottenuti in termini di appuntamenti dopo aver richiamato i pazienti tramite telefono, email, messaggi o altro. Questo tasso viene ottenuto rapportando i solleciti con esito positivo con quelli effettuati in totale.

In questo modo uno studio dentistico riuscirà a quantificare la qualità del servizio erogato e il relativo ritorno economico.

Lettura e interpretazione dei KPI per uno studio odontoiatrico

Il risultato finale dei KPI sopra descritti è molto importante, ma lo è ancora di più la capacità di analizzarli. Per esempio: se la percentuale dei pazienti che si presentano effettivamente all’appuntamento è inferiore all’80%, per raggiungere un risultato più alto, che dovrebbe essere intorno al 98%, è necessario avvalersi di un programma gestionale che indichi se tale obiettivo è stato veramente raggiunto oppure se è necessario migliorare qualche aspetto dell’attività.

È controproducente accontentarsi della mancata erogazione di una prestazione senza valutare la ragione che sta dietro a tale insuccesso. Il preventivo presentato al paziente era troppo alto? La comunicazione tra la segreteria e il paziente mancava di professionalità?

La raccolta e l’identificazione dei KPI è realmente utile soltanto quando viene effettuata un’analisi critica di questi dati, che è un punto di partenza per una nuova e migliore strategia.

Accettazione del preventivo del dentista

L’accettazione del preventivo da parte del paziente è uno snodo fondamentale per il dentista, poiché indica che le terapie erogate dallo studio hanno effettivamente valore per il paziente.

Uno studio dentistico, quando prepara un preventivo, deve sempre farlo con l’ottica di ridurre al minimo il numero di preventivi non accettati dai pazienti, poiché sono sempre un costo, vanno a erodere i profitti e sono un limite per la crescita economica dell’attività.