Nell’organizzare le attività di uno studio dentistico, bisogna dedicare del tempo a gestire l’appuntamento.
Affinché l’appuntamento diventi uno strumento valido per rendere efficace il lavoro dello studio, è consigliabile seguire due semplici regole:
- in fase di prenotazione comunicare in maniera valida il costo della prima visita;
- fissare un nuovo appuntamento prima che il paziente lasci lo studio.
Infatti, l’appuntamento dovrebbe essere considerato obbligatorio, escluse poche eccezioni.
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Gli appuntamenti di controllo nel piano di cura
Quando è già stato fissato il piano di cura odontoiatrico con il paziente dovrebbe essere semplice fissare degli appuntamenti di controllo. Eppure può capitare che a causa di situazioni eccezionali stabilire la data di una nuova visita risulti più complicato.
Magari, a causa di orari lavorativi, di indecisione o per problemi personali ed economici, il paziente decide di non fissare immediatamente un nuovo appuntamento.
In questi casi può succedere che, pur essendo a conoscenza di tutte le operazioni necessarie per concludere il piano di cura stabilito, decida di comunicare successivamente le date disponibili per la visita.
Ma non deve mai accadere che il paziente lasci lo studio senza che abbia già il nuovo appuntamento. Inoltre, assicurati che il personale addetto alla segreteria non accetti mai di fissare la data per una nuova visita in un momento successivo.
Fissare l’appuntamento deve essere obbligatorio
Fissare l’appuntamento deve essere obbligatorio in quanto, in caso contrario si corre il rischio di perdere il paziente.
Infatti, fissare un appuntamento in agenda è un buon modo per registrare i dati del paziente: se il paziente si presenta nella data concordata, al termine della visita riceverà un nuovo appuntamento, in caso contrario, consultando l’agenda si noterà immediatamente il paziente che non si è presentato.
L’appuntamento non rispettato fa nascere un nuovo processo, la gestione del drop out, che termina solo quando il professionista riesce a recuperare il paziente. Questo processo può essere completamente automatizzato in caso di utilizzo di un’agenda digitale.
La responsabilità di far rispettare al paziente gli appuntamenti presi ricade esclusivamente sul professionista per non incorrere in danni economici per lo studio e danni fisici per il paziente.
Concordare la data per un nuovo appuntamento
L’appuntamento va fissato anche se risulta difficile trovare un accordo con il paziente. In questo caso basterà scegliere una data che rispetti il piano di cura stabilito.
La possibilità di fissare in maniera unilaterale l’appuntamento fornisce al dentista sicurezza in caso di contestazioni da parte del cliente.
Infatti, una condotta negligente del paziente, caratterizzata da mancato rispetto per gli appuntamenti, può essere utilizzata come prova della mancata volontà di continuare il percorso di cura concordato in caso di contenzioso.
Gli appuntamenti unilaterali sono utili anche in caso di mancato pagamento per le prestazioni eseguite poiché permettono di porre in mora il paziente.
Chi si occupa di fissare l’appuntamento obbligatorio?
Per stabilire chi deve fissare l’appuntamento obbligatorio in uno studio dentistico bisogna stabilire:
- attraverso la gestione del personale, quali sono le mansioni dei dipendenti;
- la gestione dell’agenda.
Generalmente gli appuntamenti, ad eccezione della prima visita, devono essere fissati dall’Aso, che assiste in dentista nella gestione dello studio. È suo il compito di mantenere i contatti con i pazienti.
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