La cartella clinica visiva è uno dei materiali più efficaci di marketing odontoiatrico che il dentista può utilizzare nella comunicazione dello studio per migliorare l’esperienza dei pazienti.
Questo documento, che può essere sia in formato cartaceo che in formato digitale (in questo caso si tratta di una cartella clinica elettronica). In ogni caso, è uno strumento molto potente per il dentista: infatti, può utilizzarlo per mostrare ai pazienti, attraverso le immagini, alcune informazioni difficilmente comprensibili a parole.
Inoltre, è molto importante che la cartella clinica visiva venga aggiornata ogni qualvolta la storia clinica del paziente subisce un cambiamento, integrandola con nuovi appuntamenti, la presentazione di un nuovo preventivo, esami aggiuntivi, oppure qualsiasi altra informazione relativa al paziente.
Abbinare un’immagine visiva chiara e facile da memorizzare (come interventi di prima e dopo la terapia odontoiatrica) ad una conversazione razionale contribuisce a creare una migliore fidelizzazione del paziente. Di conseguenza, quest’ultimo dà il via al fenomeno del passaparola positivo.
Questo documento contiene tutta la storia del rapporto di fiducia che si crea tra medico e paziente. Si tratta di uno strumento di contatto tra i due soggetti che non esaurisce il suo compito alla fine della visita, ma che continua ad aggiornarsi con commenti, spunti di riflessione e consigli anche al di fuori delle mura dello studio.
Curare la cartella visiva inoltre facilita il lavoro dei dentisti perché rende la terapia molto più comprensibile e visibile.
La cartella clinica visiva è un documento molto più funzionale al paziente che al dentista stesso, perché contiene la storia clinica in un formato apprezzabile anche per i non professionisti.
Quali documenti contiene la cartella clinica visiva
All’interno della cartella clinica visiva il dentista può inserire qualunque tipo di informazione scritta abbinata a delle immagini.
Visto che è un documento opzionale molto più funzionale per il marketing dello studio dentistico e per aumentare la percezione del valore del lavoro, ogni odontoiatra può decidere di inserire i documenti più utili a questo scopo in base al tipo di studio e alla storia clinica dei pazienti.
Non è necessario che ogni documento venga personalizzato al 100% per ogni paziente. Può essere una buona idea preparare dei documenti con un testo standard valido e utile per tutti i pazienti.
Facciamo alcuni esempi di elementi da inserire nella cartella clinica visiva non personalizzati:
- una lettera di benvenuto al paziente che contiene alcuni suggerimenti comportamentali, richiesta di puntualità degli appuntamenti, regolarità pagamenti e buone norme da rispettare all’interno dello studio,
- un piccolo libro che contiene i migliori consigli per l’igiene dentale a casa utile a mantenere il più a lungo possibile il lavoro svolto dal dentista in studio,
- una brochure con spunti di riflessione e pratiche che differenziano lo studio dagli altri (in questo caso un copywriting medico ben scritto può inserire gli elementi differenzianti dello studio rispetto a tutti gli altri).
Altri documenti invece saranno personalizzati e unici per ogni paziente e contengono tutte le informazioni che si raccolgono dopo la prima visita e dopo ogni appuntamento in studio creando una vera e propria cartella clinica comprensibile anche dai pazienti.
Alcuni esempi sono:
- l’anamnesi del paziente letta, compresa e firmata,
- le foto all’inizio, durante la terapia e alla fine (per migliorare la percezione del valore del lavoro odontoiatrico e/o dentistico)
- le radiografie;
- il preventivo;
- il consenso informato;
- un documento in cui sono elencati i diritti del paziente e doveri del medico;
- l’eventuale passaporto implantare e/o certificazione protesica del laboratorio,
- visite gratuite previste da eventuali piani fedeltà già attivi nello studio.
I documenti inseriti nella cartella visiva hanno lo scopo di far percepire immediatamente il valore del lavoro che il dentista sta svolgendo insieme al paziente. Quindi, ogni studio può personalizzare tutto il contenuto della cartella.
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Perché usare la cartella clinica visiva
La cartella clinica visiva è uno strumento molto importante per il strategia di marketing individuale dello studio dentistico perché permette di far apprezzare e anche aumentare il valore del lavoro del dentista.
Come ben sappiamo, nel marketing più è alta la percezione del lavoro, più il cliente si sente curato (soprattutto nell’ambito della salute), più si fidelizza allo studio.
Usare la cartella clinica visiva crea le condizioni per aumentare il passaparola positivo trasformando i pazienti in veri e propri fan. Da qui si innesca un potente meccanismo di riprova sociale che porta ad aumentare i pazienti.
La cartella visiva nel marketing dello studio permette anche di migliorare in modo incredibile la puntualità nei pagamenti e il rispetto degli orari degli appuntamenti.
Infine, inserire le immagini e i commenti dei controlli periodici e l’obiettivo finale di una terapia odontoiatrica nella cartella visiva rende molto più immediato il valore dei benefici dell’intera terapia dopo la prima diagnosi.
Consegnando la cartella clinica visiva alla fine della prima visita, il paziente viene messo nelle condizioni di iniziare un vero e proprio percorso all’interno dello studio dentistico che si concretizza con un rapporto continuativo di visite e controlli.
Questa condizione è utile non solo per mantenere la salute dentale più a lungo, ma anche per fidelizzare il paziente perché fa toccare con mano il valore dell’investimento che le persone fanno sulla propria salute.
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