Cartella clinica elettronica per il Dentista: vantaggi e svantaggi

Gestire il proprio studio dentistico in maniera efficiente vuol dire anche avvalersi di sistemi informatici che aiutino il professionista a tenere in ordine le informazioni cliniche e i dati personali di tutti i pazienti. Lo strumento fondamentale per la conservazione di queste informazioni è la cartella clinica odontoiatrica, necessaria per garantire la privacy dei pazienti, per gestire la responsabilità del professionista e per gestire le prestazioni cliniche.

Scopriamo quali vantaggi comporta l’adozione di una cartella clinica elettronica al posto di quella cartacea.

Codice deontologico e cartella clinica odontoiatrica

Pur non essendoci un obbligo per gli studi dentistici di tenuta della cartella clinica del paziente, il codice deontologico riconosce al paziente il diritto di poter conoscere tutti gli interventi eseguiti nel dettaglio. Di conseguenza il dentista deve essere sempre pronto a rilasciare la documentazione che illustri le prestazioni eseguite e, cioè, la cartella clinica.

Avere una cartella clinica diventa anche una tutela per il professionista: in caso di contestazione da parte di un paziente su una prestazione eseguite, il professionista, grazie ai dati registrati sulla cartella clinica, può dimostrare la correttezza dei propri interventi odontoiatrici.

Requisiti della cartella clinica odontoiatrica: dati completi e tracciabilità

Secondo Odontoiatria33 una cartella clinica, sia digitale che cartacea, deve:

essere tracciabile. La cartella clinica deve contenere tutte le scelte cliniche che sono sette compiute, in modo che il dentista sappia sempre quali scelte ha effettuato;
essere puntuale e attuale. La cartella clinica deve essere sempre aggiornata e deve contenere sempre la data di ciascun intervento;
essere rintracciabile. Deve essere chiara la distinzione tra chi compila la cartella clinica e (operatore di redazione) e chi ha eseguito la prestazione medica (operatore clinico;
essere pertinente. Le informazioni raccolte nella cartella devono essere coerenti con al prestazione eseguita;
contenere dati accurati e veri;
contenere dati completi;
essere custodita e consultabile dal paziente in basa alla legge sulla privacy.

Come avviene la corretta compilazione del diario clinico

La cartella clinica deve contenere:

la data;
l’identità dell’operatore di redazione;
l’identità del professionista che esegue la prestazione;
il tipo di prestazione effettuato;
i sintomi che si verificano dopo la prestazione;
l’onorario ed eventuali modifiche motivate;
annotazioni circa gli avvenimenti in caso di clima non favorevole in studio.

Cartella clinica odontoiatrica: digitale o cartacea

La cartella clinica odontoiatrica può essere:

Cartacea: la cartella clinica si avvale di un supporto cartaceo che prevede spazi per inserire delle note. La compilazione avviene secondo criteri stabiliti dal dentista o dallo studio odontoiatrico presso cui il professionista presta servizio.

Questo metodo è caduto in disuso poiché non consente l’informatizzazione dei dati.

Digitale: la cartella clinica viene compilata grazie all’utilizzo di software che archivia le informazioni digitalizzate. Anche in questo caso la compilazione deve avvenire secondo le indicazioni dello studio dentistico. La compilazione digitale, però, è guidata, in modo da evitare errori nella compilazione dei campi obbligatori e facoltativi.

Anche se esistono in entrambi i casi delle caratteristiche da tenere a mente, la scelta di utilizzare una cartella clinica digitale comporta diversi vantaggi.

La cartella clinica digitale come risorsa

La cartella clinica contiene anche dei dati utili per compilare statistiche e per fini di management:

il professionista che ha eseguito le prestazioni;
la frequenza delle visite di controllo successive ai trattamenti;
le valutazioni cliniche su ciascun trattamento;
le valutazioni extra cliniche.

Il vantaggio dele cartelle cliniche digitali

L’utilizzo di cartelle cliniche digitali permette un’archiviazione dei dati più semplice, una riduzione delle possibilità i errore e una maggiore di facilità di consultazione della stessa.

Il vantaggio del digitale rispetto al cartaceo si può facilmente notare, ad esempio, se necessario consultare una cartella clinica redatta a mano negli anni precedenti: gli operatori potrebbero trovarsi in difficoltà nel risalire ai parametri adottati e, di conseguenza, potrebbero diventare difficile interpretare le informazioni.

Per facilitare la comprensione dei dati i una cartella clinica, lo studio dentistico deve provvedere a fornire dei validi sistemi informativi.

Archiviazione e consultazione della cartella clinica digitale

L’utilizzo di una cartella clinica digitale permette un’immediata consultazione del quadro clinico del paziente da parte del dentista.

Adottare dei sistemi digitali, poi, risulta molto utile per diminuire lo spazio che una cartella clinica può occupare. Infatti, nel corso del tempo nella cartella clinica devono essere inseriti tutti i documenti accessori degli esami clinici come:

consensi informati;
radiografie;
fotografie, ecc…

Di conseguenza, utilizzare la cartella clinica digitale può evitare l’occupazione di uno spazio eccessivo, oltre a far diminuire la possibilità di smarrimento della documentazione.

Compilazione della cartella clinica digitale

Grazie all’impiego di determinati software, la compilazione della cartella clinica digitale è guidata. Infatti, l’operatore di redazione deve compilare dei campi già predisposti.

In questo modo, oltre a ridurre la possibilità di errore, è possibile ridurre anche i tempi e i costi della compilazione: l’operatore viene identificato tramite una password, sono presenti elenchi sia di trattamenti e patologie che dei costi per prestazione.

Compilazione della cartella clinica: Analisi dei dati

Attraverso la standardizzazione dei processi che deriva dall’utilizzo di software informatici per la compilazione della cartella clinica, è possibile ottenere dei dati necessari ad alimentare ulteriori processi:

il controllo di gestione. Si possono ottenere statistiche e monitorare il raggiungimento degli obiettivi dello studio tramite la consultazione del numero di prestazioni eseguite, della tariffe di ciascun trattamento e l’assegnazione degli operatori;
il controllo sulla qualità delle prestazioni. Grazie all’utilizzo di statistiche è possibile notare quali prestazioni devono essere migliorate o quando è necessario inserire delle nuove tecnologie o nuovi protocolli;
ulteriori informazioni cliniche ed extra cliniche necessarie a migliorare le prestazioni dello studio.

Aspetti clinici ed extra-clinici

Talvolta non è possibile contare solo sulle capacità del professionista per gestire la digitalizzazione delle cartelle cliniche. Infatti, può essere necessario usufruire di una formazione adeguata in tal senso.

Una gestione manageriale è necessaria per migliorare gli aspetti clinici ed extra clinici dello studio, come la gestione della sala d’attesa, della comunicazione