Sia che si parli del primo studio dentistico che dei successivi, ogni dentista non può eludere il primo, fondamentale interrogativo: “quali costi bisogna sostenere per aprire uno studio dentistico?”
Oltre agli ovvi costi del materiale professionale e dei compensi per il personale ausiliare, ve ne sono degli altri che è preferibile preventivare fin dall’avvio dello studio, in modo da pianificare con esattezza la cifra destinata all’investimento e le variabili da poter adottare successivamente.
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Costi iniziali e investimenti per l’apertura dello studio dentistico
Per aprire uno studio dentistico è necessario un investimento considerevole, e perciò bisogna preventivare e controllare i costi, creando una stima basata sul periodo di tempo che serve per rientrare nelle spese.
Il dentista deve in primis affrontare delle spese connesse all’accesso alla professione, che sono le seguenti:
- iscrizione all’Ordine;
- apertura di una Partita Iva presso l’Agenzia delle Entrate;
- indirizzo di posta elettronica certificata PEC da associare alla propria iscrizione all’Ordine;
- assicurazione professionale;
- varie ed eventuali.
Tali spese sono necessarie, ma da sole non coprono il quadro totale dei costi iniziali: infatti, esistono vari ulteriori costi fissi derivanti dall’apertura di uno studio dentistico.
L’acquisto o l’affitto del locale
Il primo costo da affrontare è quello per l’affitto o l’acquisto del locale dove verrà collocata la sede dello studio dentistico. Tale spesa comporta a sua volta ulteriori costi:
- l’arredamento della sala d’attesa, che dev’essere accogliente e confortevole;
- la manutenzione dello studio e in particolare degli spazi igienici;
- le utenze, ovvero elettricità, telefono e connessione internet e acqua.
L’assunzione del personale
Assumere collaboratori e personale di segreteria è fondamentale per poter accogliere e gestire i pazienti che si rivolgono allo studio dentistico, ma anche per supportare il dentista nella sua attività medica.
Le spese per il personale sono legate alla selezione e all’assunzione, oppure devono essere sostenute per rivolgersi ad un consulente che se ne occupi in vece del dentista.
Il software gestionale
Connesso all’attività della segreteria e della reception è il costo per l’acquisto di un software gestionale che amministri l’anagrafica dei pazienti e della contabilità. Inoltre la spesa per il software gestionale può essere considerata un investimento che permette nel lungo periodo di ridurre i costi e incrementare il fatturato.
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L’acquisti dei riuniti e della strumentazione
Un’altra importante voce nel bilancio di uno studio dentistico è quella delle apparecchiature odontoiatriche, che comprendono:
- riunito odontoiatrico, di fondamentale importanza in qualsiasi studio dentistico;
- autoclave;
- unità radiografica, TAC e apparecchiature digitali;
- altre strumentazioni come l’infrastruttura intranet, computer, sistemi di backup e database e altri.
Alcune delle voci di spesa possono essere ridotte con l’acquisto di macchine odontoiatriche ecologiche, che riducono i consumi di energia elettrica e altre spese fisse.
Le prime consulenze
Per gestire al meglio il suo studio, il dentista generalmente si rivolge a dei consulenti esterni, i compensi dei quali ovviamente rappresentano un’altra voce di spesa.
Tali consulenti possono essere:
- il commercialista: che si occupa della parte normativa e di reperire eventuali fondi e sussidi accessibili;
- il consulente del lavoro: con il quale si provvede alla gestione dei contratti di lavoro;
- architetti e professionisti esperti di sicurezza: per mettere a norma i locali e i macchinari e in generale per progettare gli spazi in maniera intelligente;
- consulenti di marketing: per la promozione e la comunicazione dello studio;
- consulenti di management: che aiutino nella scelta del software, nella pianificazione delle risorse e così via.
I costi di gestione dello studio dentistico
Nella gestione di uno studio dentistico vi sono dei costi fissi e dei costi variabili. Tra i costi fissi figurano in primis il mutuo o l’affitto per la sede dell’attività odontoiatrica, e prescindono dall’andamento economico dello studio, così come il compenso per i propri dipendenti e collaboratori.
Invece i costi variabili sono direttamente connessi alle prestazioni effettuate dal dentista, e ne garantiscono la qualità. Tali spese sono legate alla cura del paziente e sono:
- materiali di consumo, come i camici, i guanti e simili;
- costi odontotecnici per realizzare protesi e vari altri apparecchi ortodontici;
- materiale per la conservativa, come ad esempio paste e amalgame, per l’igiene dentale e per la pedodonzia;
- materiali chirurgici, ovvero kit, impianti e anestetici;
- varie ed eventuali.
Tali voci di spesa non sono ammortizzabili in quanto necessarie per erogare le prestazioni mediche.
Ai costi appena descritti vanno aggiunti quelli connessi all’attività del personale di segreteria e della reception, ovvero:
- utenze tra cui luce, acqua e telefono con relativa connessione internet;
- canone per l’utilizzo del software gestionale;
- spese di cancelleria;
- pubblicità online e offline.
Dopo aver fatto una stima di tutte le voci precedenti, sarà possibile calcolare il tariffario del dentista. Infatti, ogni prestazione dev’essere valutata in base alle spese necessarie per erogarla, ai costi fissi e al margine di guadagno che si vuole realizzare.
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Gli investimenti utile per aumentare il fatturato
Una spesa indispensabile già durante la fase dell’avvio dello studio dentistico è quella per la pianificazione e l’attuazione delle strategie di marketing, per pubblicizzare lo studio sia online che offline. Infatti l’acquisizione dei clienti è imprescindibile, e quindi tutte le attività necessarie perché si realizzi sono:
- creazione delle pagine social dello studio dentistico (Instagram, Facebook, LinkedIn);
- pubblicazione dei contenuti legati all’attività medica e interazioni con i visitatori;
- creazione dei touch point (canali di contatto) con clienti potenziali o già acquisiti, attraverso i social network, il sito web o altri strumenti digitali;
- realizzazione e costante aggiornamento del sito web;
- pianificazione delle strategie di marketing attraverso la stampa locale e l’attività online;
- costruzione della brand identity e del logo dello studio;
- pianificazione delle strategie di comunicazione interne allo studio, come brochure e supporti vari.
Per gestire il marketing del proprio studio dentistico vi sono due possibilità:
- studiare e pianificare in prima persona le strategie di marketing;
- rivolgersi ad agenzie e professionisti del marketing.
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Formazione odontoiatrica e aggiornamento professionale
Tra i costi variabili figurano anche quelli legati alla formazione odontoiatrica e all’aggiornamento costante, che tuttavia sono spese necessarie e che vanno pianificate già nella fase di avvio dello studio, in quanto l’aggiornamento permette di incrementare la professionalità e la competenza di un dentista, permettendo di incrementare le entrate e ammortizzare i costi.
Oltre ai corsi di preparazione medica abbiamo:
- corsi di gestione e amministrazione;
- corsi per la gestione strategica del personale ausiliario, ovvero igienisti, segretari, assistenti e consulenti;
- corsi per una comunicazione efficace.
Inoltre, una sempre più vasta formazione professionale nel settore medico-sanitario permette di:
- avere un elevato ritorno economico ed esperienziale;
- accedere a un target di clienti più ampia, esigente e spendente;
- ottenere un impatto positivo sull’immagine dello studio.
L’importanza della stesura di un business plan
Aprire uno studio dentistico da zero comporta la necessità di un’approfondita analisi dei costi di avvio: per tale analisi è fondamentale lo strumento del business plan, ovvero un piano finanziario modellato sul tipo di attività che si intende avviare e dei relativi servizi che si vuole offrire o dei quali ci si vuole servire, come ad esempio quelli legati al marketing.
La redazione del business plan con l’affiancamento di consulenti e professionisti esperti permette di pianificare nel dettaglio la gestione futura dello studio, già nelle sue primissime fasi.
Inoltre il business plan permette di:
- accedere a finanziamenti presso istituti bancari e di credito;
- beneficiare di fondi regionali o europei per l’apertura e il perfezionamento dello studio dentistico;
- valutare l’andamento economico e il controllo di gestione dello studio;
- evitare lo spreco di risorse economiche massimizzando gli investimenti;
- considerare adeguatamente le risorse necessarie all’avvio e alla gestione dello studio.
